Çarşamba
Az Bulutlu
16°C | 31°C
Perşembe
Az Bulutlu
17°C | 31°C
Cuma
Az Bulutlu
16°C | 31°C

Yazı İşleri Müdürlüğü

Gökhan ERKEN

Yazı İşleri Müdür Vekili

-----------------------------------------------------



  1. Yazı İşleri Müdürlüğü'nün görev ve sorumluluk alanına giren konuları, Belediye Başkanı ve/veya Başkan Yardımcısı'ndan gelen talimatlar doğrultusunda, sorumlu olduğu bütün yasal mevzuat hükümlerine uygun olarak yerine getirir, görev alanına giren bütün konularda personeli ile ilgili olarak gerekli görevlendirmeleri yapar. Müdürlük faaliyetlerini denetler, varsa aksaklıkları giderir. Yıllık, aylık, haftalık, günlük çalışma programları hazırlar veya hazırlattırır. Bu programlara göre sevk ve idareyi temin eder, bu konularda üst makamlara gerekli raporları sunar. Birinci sicil amiri olarak; personele ihtiyaç notu verir, çalışma koşullarını iyileştirir ve prensipler koyar. Müdürlük personelinin performans durumunu izler, gerekli değerlendirmeleri yapar, varsa ceza ve mükafat için üst makamlara teklifte bulunur.
  2. Belediye Başkanlığı'na dış ve iç kurum, birim ve kişilerden gelen-giden evrakların kontolünü yapıp, sevk ve havalesini yaptıktan sonra yerine ulaşmasını ve arşivlenmesinin yapılmasını kontrol eder.
  3. Dış ve iç birimlerden gelen-giden gizli dereceli evrakların, gizli evrak defterine kaydını yaparak yerine ulaşmasını sağlar.
  4. Başkanlığa bağlı birimlerden, Belediye Meclisine ve Encümenine görüşülmesi için sevkli gelen evraklarla Başkanlık adına Meclis ve Encümen gündemlerinin hazırlanmasını sağlar.
  5. Meclis toplantı tarihini, Belediye Başkanı tarafından belirlenen gündem maddelerini, Belediye Kanunu'nun 20'nci ve 21'inci maddeleri gereğince en az üç gün önceden zabıta personeli marifetiyle tebliğ, faks ve telefon aracılığıyla Meclis Üyeleri'ne ulaşmasının kontrolünü yapar; ayrıca Belediye Başkanlığı'nın hoparlör servisinden kamuoyunu bilgilendirmek üzere yayımının kontrolünü yaptıktan sonra, Meclis Toplantısının yapılmasını sağlar.
  6. Belediye Meclisi'nde görüşülen konuların, toplantı tutanaklarının ilan tahtasında ilanını sağlar.
  7. Alınan meclis kararlarının Belediye Başkanınca, yasal süresi içinde onaylanıp Mülki Amir'e gönderir.
  8. Belediye Başkanı tarafından, Belediye Encümeni'ne havale edilen dosyalar doğrultusunda, Başkanlık adına Encümen Gündemi'ni hazırlar; üyelere dağıtımını yaptırır. Encümen Toplantısı'na, Belediye Kanunu'nun 33'üncü maddesi gereğince, Belediye Başkanı'nın görevlendirme yazısıyla Encümenin Memur Üyesi olarak toplantıya katılır. Toplantıda alınan kararların yazılmasını, sonuçlarıyla birlikte Encümen Kayıt Defteri'ne kayıt edilmesini, yazılan kararların ilgili birimlere sevkinin sağlanmasını kontrol ettikten sonra arşivlenmesini yaptırır. Bununla birlikte Encümen ve Meclis Üyeleri'nin huzur hakkı ücretlerinin ödenmesi için bir üst yazıyla birlikte Mali Hizmetler Müdürlüğü'ne sevkinin yapılmasını kontrol eder.

Yazı İşleri Müdürlüğü Bürosu'nun Görevleri

A)Genel Evrak İşlemleri:

  1. Belediye Başkanlığı'na dış kurumlar ve kişilerden gerek posta gerekse kurye aracılığı ile gelen evrakların bilgisayar ortamında kaydını yaptıktan sonra Belediye Başkanı'na sunarak, Başkan tarafından sevkinin yapılmasını sağlar, ilgili birimlere zimmetle dağıtımını gerçekleştirir.
  2. İç birimlerden gelen, dış kurum ve kişilere gidecek olan yazıların ve posta evraklarının çıkış kaydını yapıp; PTT vasıtasıyla yasal süresi içerisinde ilgililerine ulaştırılmasını sağlar.
  3. Yazı İşleri Müdürlüğü ile ilgili evrakların (avans alma-kapama, malzeme alımı, tediye, iç ve dış dairelere verilecek cevaplar vb.) yazışmalarını yapar.
  4. Müdürlük bütçesini hazırlar, imza aşamasından sonra Mali Hizmetler Müdürlüğü'ne gönderir.

B) Meclis İşlemleri:

  1. Belediye birimlerinden, Belediye Meclisi'ne görüşülmesi içi gelen havaleli konular doğrultusunda, Belediye Meclis Gündemi'ni hazırlar.
  2. Hazırlanan gündemi, 5393 sayılı Belediye Kanunu'nun 20'nci ve 21'inci maddeleri gereği en fazla üç önceden Zabıta marifetiyle imza karşılığı adreslerine gönderir ve elden tebliğ, faks ve telefon araçları ile üyelere bilgi verilmesini sağlar. Toplantı gündemi, saati ve toplantı yerinin neresi olduğunu, Belediye Başkanlığı hoparlör servisinden kamuoyunun bilgilendirilmesini sağlar. Meclis Gündemi'nin Belediye İlan Panosu'na asılmak suretiyle ilan edilmesini sağlar.
  3. Meclisin 1'inci toplantısında ihtisas komisyonuna havale edilen dosyaların, ilgili komisyonlarda görüşüldükten sonra bir sonraki meclis toplantısında görüşülmesi için gündeme alınmasını sağlar.
  4. Kararı çıkan tekliflerin numaralandırma işlemlerinden sonra yazımını yapar. Toplantı tutanakları ile birlikte Başkanlık Divanı'ndaki Üyeler'e de imzalatır. Belediye Başkanı 5393 sayılı Kanun'un 23'üncü maddesi gereği yasal süresi içinde kararı iade etmemişse ilgili birime sevkini yapar.
  5. Toplantıda alınan kararların tutanağını, kamuoyunun bilgilendirilmesi için ilan tahtasına asılmasını sağlar.
  6. Alınan meclis kararlarının onaylatılmak üzere Mülki Amire gönderilmesini yapar.
  7. Meclis Üyeleri Devamlılık Cetveli'ni tutar, toplantıya katılanların huzur haklarını alabilmeleri için toplantı sayılarına ait listeyi hazırlayarak bir üst yazı ile Mali Hizmetler Müdürlüğü'ne gönderir.
  8. Belediye Meclisi ile ilgili bütün evrakların arşivlenmesini yapar.

C) Encüme İşlemleri:

  1. Belediye Encümeni 5399 sayılı Kanunun 33'üncü maddesinde belirtilen üyeler ile aynı Kanunun 35'inci maddesi gereği önceden belirlenen gün ve saatte toplanır.
  2. Belediye Başkanı tarafından Encümen'de görüşülmesi için havale edilen tekliflerin Encümen Gündemi'ni hazırlar, Encümen'e sunar.
  3. Encümen'de görüşülen tekliflerin geldiği şekliyle veya Encümen görüşü doğrultusunda kararları yazılıp, gereği için zimmet karşılığı ilgili müdürlüklere verilir.
  4. Encümen Karar Asılları'nın Encümen Üyeleri'ne imzalatılması, karara muhalif olanların gerekçelerini yazmaları sağlanır.
  5. Encümen toplantısı sırasında alınan kararlar sırası ile Encümen Defteri'ne kaydedilir.
  6. Belediye Encümeni ile ilgili bütün evrakların arşivlenmesini yapar.
  7. Encümen Üyeleri'nden toplantıya katılanların, huzur haklarını alabilmeleri için toplantı sayılarına ait listeyi hazırlayarak, bir üst yazı ile Mali Hizmetler Müdürlüğü'ne gönderir.
  8. Encümen Kararı'ndan istenildiğinde, belge ücreti alınarak verilir.



Copyrigt © 2017 İpsala Belediyesi - Web Tasarım: KASA